Le 2 janvier 2023 est entré en vigueur le décret royal 933/2021 du 26 octobre, qui établit les obligations d'enregistrement documentaire des hôtes avec un délai d'adaptation de 5 mois. Toutefois, depuis cette date, deux moratoires ont été approuvés en raison de la « complexité technique de l'aménagement et du volume des opérations de traitement qu'implique sa mise en œuvre », comme le rapporte le ministère de l'Intérieur dans la dernière note d'information d'octobre 2023.
La période d'adaptation se termine le 1 octobre 2024 et les accommodements qui n'ont pas réalisé les mises en œuvre pertinentes doivent se mettre au travail maintenant pour éviter les sanctions.
Changements et aspects clés de la nouvelle réglementation
1. Aspects généraux
– À qui cela s'applique-t-il: personnes physiques ou morales dont l'activité principale est l'hébergement.
– Date de début de conformité: en vigueur à compter du 2 janvier 2023 ; A compter du 1er octobre 2024, la période d'adaptation est considérée comme terminée et les sanctions correspondantes pourront être appliquées.
– Responsabilité de la véracité des données: La nouvelle réglementation établit que les données doivent être vérifiées par le personnel de l'établissement et la responsabilité de s'assurer de leur exactitude incombera à l'hébergeur.
– Période de communication: ne doit pas dépasser 24 heures à partir des instants suivants :
— Effectuer la réservation ou formaliser le contrat ou, le cas échéant, son annulation.
— Le début des services contractés.
2. Nouvelle plateforme : SES.Hospedajes
La principale nouveauté est le changement d'autorité compétente dans la communication des rapports d'entrée. Auparavant, les établissements devaient effectuer cette communication via Guard Civil Hospederías ou WebPol, l'application de la police.
Désormais, les données doivent être envoyées au ministre de l'Intérieur à travers sa nouvelle plateforme : SES.LOGEMENTS.
3. Nouvelles données client à enregistrer
Une autre nouveauté qui fait déjà parler d’elle est la quantité de données nécessaires à collecter lors de l’enregistrement des invités. Le nombre de données a été étendu à 17 par rapport aux 9 qui étaient auparavant obligatoires avec la réglementation précédente.
Cela pourrait poser certaines difficultés lors de l'enregistrement car, outre le temps supplémentaire passé à collecter davantage d'informations auprès du client, les nouvelles données ne peuvent pas être extraites du DNI ou du document d'identification. Pour lui, Il existe déjà des établissements qui automatisent les processus et numérisent l'enregistrement pour faciliter cette collecte de données.
4. Application sur le territoire
Le RD 933/2021 s'applique à l'ensemble du territoire espagnol, avec exceptions en Catalogne et au Pays Basque.
Dans les deux cas, l’autorité compétente ne change pas ; Il sera nécessaire de continuer à communiquer les données du registre des invités aux Mossos d'Esquadra dans le cas de la Catalogne et à l'Ertzaintza au Pays Basque, dans leurs bureaux électroniques respectifs.
Concernant les données à communiquer, en Catalogne les données obligatoires ont été réduites à 10 tandis qu'au Pays Basque le nombre de données est maintenu à 17 comme dans le reste du territoire.
5. Sanctions
Le régime de sanctions sera régi par les dispositions de la loi organique 4/2015 du 30 mars, classifiant les infractions comme mineures et graves avec des amendes comprises entre 100 € et 30 000 € selon leur gravité.
Bénin
– Irrégularités ou déficiences dans le remplissage des registres prévus par l'arrêté royal.
– Effectuer les communications obligatoires en dehors du délai imparti.
Tombes
– Absence des pièces justificatives prévues par l'arrêté royal.
– Omission des communications obligatoires.
Comment s'adapter aux nouvelles règles d'enregistrement des invités
1. Pour la collecte des données des voyageurs
Comme nous l'avons mentionné précédemment, de nombreux hébergements choisissent de numériser le processus d'enregistrement à l'hôtel et mettre en œuvre l'enregistrement en ligne. Cela facilite non seulement la collecte de données qui n'apparaissent pas sur les documents d'identification, mais permet également de gagner du temps en permettant aux clients de saisir eux-mêmes leurs données.
2. Pour l'envoi des données des voyageurs au Ministère de l'Intérieur
Dans le cas de l'envoi de ces données préalablement collectées lors de l'enregistrement, vous pouvez choisir de télécharger les données manuellement dans l'application web SES.HOSPEDAJES.
D'un autre côté, il existe déjà outils avec lesquels envoyer des données du registre des voyageurs qui sont intégré à l'application SES.HOSPEDAJES. L'envoi se fait automatiquement et ils détectent même les erreurs et signalent tout éventuel incident dans les données du client.
Silvia Soler
Chef d'équipe marketing chez Civitfun
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