8 août 2020

Qu'est-ce qui fonctionne le mieux pour la paie de votre entreprise?

Une tâche essentielle lors de l'exploitation d'une entreprise, grande ou petite, consiste à effectuer une paie. Il fait partie intégrante de toute organisation qui protège la crédibilité de l'entreprise tout en garantissant le respect des différentes législations. La paie joue un rôle essentiel dans tous les aspects de votre entreprise, même si elle est considérée comme une fonction de traitement de base.

De la réputation de votre entreprise au moral de vos employés, une paie fiable et précise est jugée nécessaire. Un élément essentiel de la paie est la façon dont les employés recevront leur salaire. En d'autres termes, vous devriez non seulement penser au montant que vous devriez payer, mais aussi à la façon dont vous paieriez vos employés.

Il existe plusieurs options, mais vous pouvez utiliser deux méthodes de paiement populaires: un virement bancaire et un dépôt direct. Bien que les deux vous permettent d'envoyer de l'argent par voie électronique, vous devez vous familiariser avec les deux options et voir celle qui fonctionne le mieux pour votre paie de l'entreprise.

L'importance de la paie

La première étape pour établir la bonne paie pour vos employés est de reconnaître son importance. Sinon, la tendance à tirer parti du processus est élevée. Il est de la responsabilité de chaque employeur d’établir un système de paie crédible pour protéger les employés ainsi que l’ensemble des opérations commerciales.

Le processus de paie commence après l'embauche de votre premier employé. Vos employés travaillent sur une certaine période de paie et sont payés en fonction de leurs heures de travail et de leur taux de rémunération. Le temps qu'il faut pour terminer la paie dépend de la façon dont vous le traitez. Pour cette raison, il est nécessaire de sécuriser un système qui rationaliserait le processus de paie de votre entreprise.

La plupart des services de paie des entreprises rencontrent de nombreux problèmes. Ils doivent s'assurer que les employés sont payés à temps, les obligations contractuelles sont respectées, les impôts et autres retenues à la source sont maintenus. Pour ce faire, il est essentiel de renforcer votre système de paie.

Comment payer vos employés?

En tant qu'employeur, payer vos employés est l'une de vos principales obligations légales. La plupart des entreprises sont concernées par les lois nationales et fédérales concernant les salaires. Ainsi, vous devez éviter de manquer à tout prix la masse salariale si vous ne voulez pas faire face à des problèmes juridiques.

Outre l'enregistrement du temps de travail des employés et le calcul de leurs retenues et gains, les employeurs doivent déterminer le mode de paiement. Une méthode peut fonctionner mieux que l'autre, selon le type d'entreprise et de main-d'œuvre dont vous disposez.

Il existe différentes méthodes de paiement des employés, mais vous voudrez peut-être jeter un œil à ces deux options ci-dessous.

Virement bancaire

Un virement bancaire est un moyen rapide d'envoyer de l'argent par voie électronique. Il existe deux façons d'exécuter un virement bancaire. L'une consiste à transférer des fonds d'une banque ou d'une institution financière à une autre sans argent physique. Une autre option consiste à envoyer l'argent à une caisse, qui à son tour, dépose l'argent directement sur le compte bancaire du destinataire.

Pour effectuer un virement bancaire, vous aurez besoin du nom de la banque, du numéro de compte et du numéro de routage de votre destinataire. Si vous envoyez de l'argent à un autre endroit par virement bancaire à la place d'un compte bancaire, vous devez obtenir le nom du destinataire et l'emplacement de la destination du virement.

Dépôt direct

Le dépôt direct est une autre forme de transfert d'argent électronique qui ne nécessite pas de chèques papier. Les paiements sont effectués directement sur le compte bancaire du destinataire. Un des types les plus courants de dépôts directs est les chèques de paie transmis électroniquement des employeurs aux employés.

Avec le dépôt direct, vous n’avez pas besoin de remettre physiquement à un employé son salaire. Une fois que vous avez reçu leurs informations bancaires, vous pouvez déposer directement leur salaire à chaque période de paie via EFT (Electronic Funds Transfer).

Virement bancaire: avantages et limites

Pour que vous puissiez décider si le virement bancaire convient à la masse salariale de votre entreprise ou non, il peut être utile de passer en revue ses avantages et ses limites. Il est essentiel d'utiliser une méthode de paiement qui profiterait principalement à votre entreprise et à vos employés.

Il ne fait aucun doute que le virement bancaire est une excellente option, surtout en termes de transactions rapides et d'urgence financière. Dans la plupart des cas, les virements électroniques sont effectués le jour même de leur envoi afin que l'argent soit disponible instantanément sur le compte du destinataire.

Cependant, les virements électroniques sont généralement utilisés pour les paiements importants et sont mieux utilisés pour les paiements uniques ou peu fréquents. L'utilisation de virements bancaires est payante et peut être relativement coûteuse. Les frais dépendent de la banque ou du service bancaire que vous utiliserez. Le récepteur pourrait également devoir payer des frais supplémentaires pour obtenir les fonds.

Les virements bancaires peuvent être effectués à tout moment et où que vous soyez, vous permettant d'envoyer et de recevoir des paiements de n'importe où dans le monde. Il est généralement sûr à utiliser, même dans les virements internationaux. Le seul inconvénient de cette option est qu'elle est susceptible d'attirer des fraudeurs, car les transferts peuvent être effectués de manière anonyme. Dans la plupart des cas, il peut être trop tard pour récupérer les fonds.

Dépôt direct: avantages et limites

Comme le virement bancaire, les dépôts directs présentent également plusieurs avantages et limites qui peuvent ou non convenir aux besoins de votre entreprise. Les peser peut vous aider à choisir le bon mode de paiement pour la paie de vos employés.

Un de avantages du dépôt direct c'est la commodité. Avec le dépôt direct, votre entreprise peut gagner du temps sur des tâches spécifiques liées à la paie. Cela garantit également que vos employés seront payés à temps, car vous aurez plus de contrôle sur vos fonds grâce à la technologie de paiement électronique.

Cette option est flexible car elle vous permettrait d'effectuer des dépôts automatiquement entre un compte courant et un compte d'épargne. De plus, c'est le moyen le plus rapide de recevoir un remboursement d'impôt. Les dépôts directs peuvent accroître la protection des informations de votre compte en tant qu'employeur, ainsi que des informations personnelles de l'employé.

Mais comme les dépôts directs doivent être mis en place à l'avance, il peut s'écouler une ou deux périodes de paie avant que l'argent puisse être déposé directement sur le compte. Ainsi, il est essentiel de ne pas manquer le délai de traitement pour maintenir son processus rapide. Néanmoins, il ne peut pas être utilisé pour transférer de l'argent en cas d'urgence.

Devez-vous effectuer un virement bancaire ou un dépôt direct?

Le choix de la meilleure option pour la paie de votre entreprise dépend de votre jugement en tant qu’employeur. Cependant, cela dépend également de ce que vous considérez comme précieux dans votre entreprise. N'oubliez pas que les employés sont les actifs les plus précieux d'une entreprise. Sans eux, il pourrait être difficile de fournir vos opérations et services commerciaux.

Il est nécessaire d'examiner ces deux options en fonction de la commodité de votre entreprise et de la façon dont vos employés en bénéficieront. Le mode de paiement que vous utilisez doit découler de votre évaluation de ce qui est le mieux pour vos employés et votre entreprise.

Que préfèrent les employés?

Étant donné que les deux options sont électroniques, les employés n'ont jamais à se soucier de la sécurité ou à perdre leurs chèques sur salaire. Les employés préfèrent généralement un mode de paiement qui ne retardera pas leur salaire. Entre les deux options, le dépôt direct est plus susceptible de provoquer un retard si le délai de traitement n'est pas respecté.

En dehors de cela, les employés préfèrent également quelque chose de fiable et de sécurisé. Étant donné que l'argent est transféré directement du compte bancaire de votre entreprise vers le compte bancaire de vos employés via le dépôt direct, il peut mieux sécuriser les informations confidentielles. Ainsi, un dépôt direct est plus adapté qu'un virement bancaire en termes de sécurité.

Quel que soit le mode de paiement que vous souhaitez utiliser, la clé est de vous assurer que les avantages l'emporteront sur les inconvénients pour vos employés et votre entreprise. Parce que peu importe le processus que vous choisissez, cela entraînera quelques revers.

Une autre façon de garantir que vos employés obtiennent le meilleur moyen de paiement consiste à sonder leurs préférences. De cette façon, vous seriez en mesure d'entendre leur évaluation tout en laissant la place à des améliorations dans votre processus de paie. Qu'il soit nécessaire de changer le mode de paiement et d'accélérer le processus ou non, engager les employés sur cet aspect pourrait être d'une grande aide.

Autres éléments à considérer pour la paie de votre entreprise

La détermination du mode de paiement à utiliser n'est qu'une partie du processus complexe de réalisation d'une paie. Il y a d'autres choses essentielles à considérer.

L'une consiste à sécuriser le bon système de paie pour votre entreprise. Un système de paie organise le processus de paiement des employés et d'application des taxes sur l'emploi. Il est mis en œuvre pour suivre les heures de travail, calculer les salaires, les retenues à la source et les autres déductions nécessaires. Un logiciel dédié est souvent utilisé pour la paie, ce qui nécessite un minimum de contribution de la part des employeurs.

Avec un logiciel de paie en place, l'ensemble du processus de paie de votre entreprise sera automatisé. Il fournirait également des portails en ligne permettant à vos employés d'afficher des informations de paiement importantes, telles que les déductions fiscales et les ventilations des avantages. Surtout, cela vous permettrait de vous concentrer sur la gestion de votre entreprise au lieu de consacrer autant de temps aux tâches de paie. Cependant, pour trouver le bon système de paie, vous devez d'abord évaluer les besoins de votre entreprise.

À emporter

La paie est une composante vitale de chaque entreprise. Les employeurs devraient protéger leurs employés en ce qui concerne les salaires, les impôts et autres avantages. Ils doivent s'assurer que leurs employés sont bien rémunérés et ont facilement accès à ces salaires. Ainsi, choisir un mode de paiement pour la paie de votre entreprise n'est pas une tâche insignifiante. Cela nécessite une évaluation approfondie des besoins de vos employés et de votre entreprise.

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