Le organisateurs de conférences professionnels (OPC) se réunissent cette semaine à Cordoue pour analyser les principaux défis de cette activité. Des défis qui impliquent de maintenir et de promouvoir le facteur humain, sans oublier la nécessaire implication de la technologie, comme l'a révélé le Congrès OPC Espagne. qui célèbre sa 38ème édition sous le thème « L’innovation, un levier de compétitivité des OPC ». Lors de la réunion, l'évolution de ces professionnels a été discutée : d'organisateurs d'événements à stratèges des entreprises avec lesquelles ils travaillent, apportant plus de valeur.
« L'avenir réside dans l'innovation et la compétitivité : que les entreprises organisatrices de congrès et de rencontres professionnelles puissent se renouveler, intégrer la perspective d'autres secteurs, en variant les formats, en cherchant à transformer l'expérience des congrès en un héritage pour les villes où ils se déroulent », a déclaré le président de l'OPC Espagne, Matilde Almandoz, qui a participé à l'inauguration avec le ministre du Tourisme et des Affaires étrangères d'Andalousie, Arturo Bernal; au maire de Cordoue, José María Bellido, et le représentant de l'OPC Andalucía, Cristina García Lujan.
Arturo Bernal a souligné que l'activité MICE (réunions, incentives, conférences et événements) est une priorité dans la stratégie du Marque andalouse. « Nous parlons d'un visiteur qui nous aide gérer la saisonnalité, a stimulé l'économie locale et la création d'emplois », a-t-il déclaré.
Dans la table ronde intitulée «L’OPC du futur : stratège, créateur d’expérience et manager d’impact, une vision internationale” Il a été question de l'évolution de la figure de l'OPC dans les années à venir.
En ce sens Marta Guimaraens, directrice Ocean Blue Communication – OPC Galiciaa déclaré qu'à l'avenir, l'organisateur professionnel de conférences doit « devenir une partie de l'organisation, et non seulement l'exécuteur des tâches ». Selon lui, « nous aspirons tous à ce que nos clients nous donnent le sceau d'être un stratège, d'en faire partie, et pas seulement un autre fournisseur ». Il considère que ces organisations ont « beaucoup à apporter », tant dans les objectifs à fixer que dans la recherche de l'impact que l'on souhaite atteindre ».
Cependant, pour Gonzalo Baro, PDG de BSJ – OPC Castilla y Leónil est difficile de devenir stratège, car dans la plupart des cas, cela dépend des budgets, des clients et d'autres facteurs. « Par exemple, dans le secteur médical et scientifique, il est très difficile de devenir un stratège car on vous considère davantage comme un fournisseur qui, même si vous gérez de nombreux fournisseurs, est en fin de compte un fournisseur », a-t-il commenté. Il est favorable à l'autocritique et à l'évaluation d'autres formules de travail pour devenir stratège.
Outil de positionnement
José Ignacio Hernández, directeur d'Experientia Sports & Entertainment Experientiaa défendu la nécessité de « se mettre au niveau des clients et de parler de résultats et d'affaires, pas de mètres carrés et pas seulement de production, ce qui est également important. Nous devons considérer l'organisation du congrès comme un outil de positionnement, comme un outil de connexion avec un but. Nous devons mesurer l'impact et pas seulement la satisfaction ». Il estime qu'ils pourront devenir un partenaire stratégique lorsqu'ils atteindront tous ces objectifs.
Pour Rudolf Rannegger, PDG d'Ovation Global DMCdans un premier temps « nous devons assumer la responsabilité d'être des stratèges, si nous n'avons pas le discours, le client ne vous permettra pas de parler de la stratégie ». Il estime donc nécessaire de définir des objectifs clairs. « Quand vous avez un discours stratégique, peu de clients vous ferment la porte, parce que c'est ce qu'ils veulent », ajoute-t-il.
Comment atteindre le client
Au moment de concevoir une expérienceHernández a souligné que la première chose est de comprendre le client, de savoir ce dont il a besoin et quels sont ses objectifs. « Nous avons souvent cru que la créativité était au-dessus du client, mais la première chose est cette compréhension et à partir de là, nous construisons avec le client. »
Sachant que « le centre est la personne », comme l'explique Rudolf Rannegger, « grâce à l'IA, nous pouvons créer des expériences personnalisées, car il existe de nombreux types de personnes lors d'une conférence ».
La technologie et l'expérience se complètent, mais l'expérience est fondamentale et les événements qui se célèbrent autour du Camino de Santiago en sont une bonne preuve, comme l'a indiqué Marta Guimaraens,
Mesurer les impacts
Ils ont également souligné la nécessité de mesurer l'impact des événements. De l'avis de José Ignacio Hernández « les clients doivent être convaincus que l'impact doit être mesuré du début à la fin », tandis que Rannegger a souligné que « dans un congrès, l'impact doit être mesuré sous tous les angles. En tant qu'OPC, nous devons réussir à faire comprendre que tout peut être mesuré et que peut-être nous n'en faisons pas assez ».
Pour Gonzalo Baro, il est important de « mener le débat sur la durabilité : nous devons être comme un cabinet de conseil pour le client, plus qu'une chaîne de valeur.
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