Les 10 principales tendances qui ont un impact et une transformation des réunions en 2021

• Les rassemblements d’entreprise en 2021 sont principalement des rendez-vous régionaux à ce stade, bien que les analystes voient des réunions par avion se tenir au cours de la dernière partie de l’année.
• Devenue rapidement la nouvelle norme en matière d’hospitalité, la technologie sans contact s’est ralliée au cours des derniers mois et survivra à la pandémie
• Dans de nombreuses destinations, les réglementations nationales limitent la taille des événements à 10 à 15 personnes, donc la taille moyenne des groupes en 2021 est naturellement plus petite.

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Les experts du secteur ont annoncé les dix principales tendances qui auront un impact et transformeront les réunions en 2021.

S’il y a une chose que le secteur des réunions a apprise en 2020, c’est la véritable définition de ce que signifie faire une pause et pivoter, et à quel point les gens de l’industrie des réunions sont résilients et créatifs. Avec l’anticipation de vaccinations généralisées à la fin du printemps, les experts de l’industrie voient les premiers signes d’une demande refoulée pour des réunions et des rassemblements. Les analystes considèrent 2021 comme une année de retournement qui déclenchera une reprise substantielle pour le secteur des réunions.

Tendance 1) Chemin de la reprise

L’industrie exprime son optimisme, pour la première fois depuis le début de la pandémie! Les vaccins sont administrés à des segments croissants de la population, ce qui suscite l’optimisme pour un retour de l’industrie des réunions au cours des troisième et quatrième trimestres de cette année. Selon un important fournisseur de technologies de réunions, d’événements et d’hospitalité, à ce jour en 2021, les appels d’offres pour les réunions ont atteint les niveaux les plus élevés depuis mars 2020. À mesure que les destinations commencent à s’ouvrir en toute sécurité, la taille et la quantité des rassemblements de groupe le sont également.

Tendance 2) Réunions sur la route

Les rassemblements d’entreprise en 2021 sont principalement des rendez-vous régionaux à ce stade, bien que les experts voient des réunions par avion se tenir au cours de la dernière partie de l’année. Les réunions hybrides restent une option clé pour inclure des équipes entières dans une réunion, les participants à proximité conduisant et ceux plus éloignés assistant virtuellement en raison d’appréhensions de voyage, ou car certains peuvent avoir besoin de rester à la maison pour des raisons familiales ou de santé. Cela dit, la demande de réunions hybrides n’est pas aussi forte qu’on aurait pu s’y attendre. Il semble que le désir de se réunir en personne dépasse de loin les réunions hybrides, et il peut y avoir de la fatigue avec les connexions à distance.

Tendance 3) Pilote technologique

La technologie peut faire – ou défaire – une expérience de réunion, et les planificateurs le savent mieux que tout autre. Alors, quelle est la demande technologique la plus importante et la préoccupation des planificateurs pour une superbe expérience de conférence en 2021? Bande passante! La bande passante est la priorité technologique numéro 1, 2 et 3! Après cela, il y a la capacité de réunion virtuelle d’une propriété et une équipe de support technique dédiée disponible à tout moment tout au long de la réunion.

Tendance 4) Année de la SMERF

Et pas les petites créatures bleues que nous avons grandi en regardant à la télévision publique! On pourrait penser que les grandes sociétés pharmaceutiques domineraient en 2021, ou que le secteur de la technologie, ou le secteur de l’assurance ou de la finance, régnerait comme le segment le plus important de l’industrie fournissant la majorité des demandes de renseignements et des réunions. Mais pas cette année. En 2021, tout tourne autour du business de la SMERF, avec un fort accent sur les rencontres sociales, éducatives et religieuses!

Tendance 5) Ne touchez pas!

Devenue rapidement la nouvelle norme en matière d’hospitalité, la technologie sans contact s’est ralliée au cours des derniers mois et survivra à la pandémie. C’est devenu l’attente des planificateurs et des invités à la réunion, facilitée par les capacités des téléphones intelligents lors de l’enregistrement et du départ. De l’arrivée à l’entrée dans la chambre, en passant par l’inscription à la conférence et les ordres du jour des réunions, en passant par les services de conférence et les repas avec menus virtuels pour commander le petit-déjeuner, le déjeuner, le dîner, les boissons ou le service d’étage, la technologie sans contact est là pour rester!

Tendance 6) Le dîner repensé

Codes QR et menus sans contact, buffets servis, sélections de menus emballés individuellement, la réinvention du menu à la carte avec des salades gourmandes fraîches, des crevettes grillées à l’orzo, et qui, en plus des sélections d’aliments frais scellés et des collations, peuvent être accompagnés de masques faciaux, eau en bouteille et désinfectants pour les mains dans la boîte. Certaines propriétés élèvent même la boîte de repas en boîtes de pâturage au lieu de tables de pâturage. Une forte préférence demeure, cependant, pour les repas servis, ou les buffets modifiés avec des sélections emballées individuellement, et les choix chauds et froids servis par le personnel culinaire, le tout derrière du plexiglas de sécurité. Compte tenu de l’environnement actuel, les établissements accueillent les invités de toutes les manières possibles, en les adaptant aux préférences individuelles des clients, ce qui peut également inclure des boîtes à bento et des hors-d’œuvre en boîte, ainsi qu’un service de restauration en chambre. Écosensibles comme toujours, les repas emballés individuellement sont présentés dans des contenants respectueux de l’environnement.

Tendance 7) Créative, locale et durable – Certaines choses ne changent jamais!

En 2021, la créativité, le goût et l’éco-attrait sont des priorités importantes pour les planificateurs et les invités – la pandémie n’a pas changé ce qui rend le dîner délicieux, mémorable, préparé de manière responsable et dont on parle six mois plus tard. Les équipes culinaires restent exceptionnellement passionnées par la fourniture de produits alimentaires locaux et durables – non seulement pour la fraîcheur, mais aussi pour soutenir les agriculteurs et les fournisseurs locaux pendant cette période difficile. Les expériences culinaires de la ferme à l’assiette sont aussi importantes aujourd’hui qu’elles ne l’ont jamais été! Dans toutes les régions, les repas en plein air règnent, les chefs des régions du Nord prévoyant de copieux menus d’hiver servis dans de grands espaces extérieurs entourés de foyers et de radiateurs, permettant des expériences culinaires sûres, attrayantes et socialement éloignées sous les étoiles … souvent associées à des boissons signature réconfortantes comme Cocktails fumés au Bourbon Manhattan et à l’ancienne.

Tendance 8) La taille compte

Dans de nombreuses destinations, les réglementations nationales limitent la taille des événements à 10 à 15 personnes, de sorte que la taille moyenne des groupes en 2021 est naturellement plus petite. Cependant, avec plus de destinations qui réduisent leurs restrictions, nous constatons des demandes de groupe plus importantes de 50 à 100 personnes, réservant dans des propriétés plus grandes offrant un vaste espace pour la distanciation sociale, avec quelques espaces de détente offerts à l’extérieur pour une meilleure prise en charge de la distance sociale avec des sessions en petits groupes. , et avec des évasions sélectionnées offertes virtuellement pour que les clients puissent facilement passer à l’évasion de leur choix. Les réunions réservées en 2021 s’étendent sur 2 jours en moyenne, ce qui n’est pas trop différent des années précédentes. Les tarifs des forfaits réunion se maintiennent, en moyenne, à ceux négociés en 2019 pour rester compétitifs et gagner des affaires. Les propriétés se préparent à de nombreuses réunions pour réserver de toute dernière minute tout au long de l’année.

Tendance 9) Une nouvelle perspective!

Les rencontres à l’extérieur ont été une tendance amusante au cours des dernières années. En 2021, c’est une nécessité. Des espaces extérieurs sont créés là où ils n’existent pas actuellement: les cours de salle de bal, les pelouses pittoresques du complexe et les plages de sable sont désormais des salles de réunion pour les grands groupes, tout comme les terrasses de restaurants, les terrasses de piscines, les pavillons extérieurs et les salles de tentes nouvellement installées qui réinventent le «traditionnel ”Salle de réunion cette année. Les chaises Adirondack sont des substituts pour des sièges ergonomiques, les éléments chauffants portables apportent de la chaleur aux pièces extérieures dans les climats nordiques. Le cas échéant, le plexiglas offre une autre ligne de sécurité. Et la vue sur la salle de réunion n’a jamais été aussi bonne!

Tendance 10) Partenaires dans la planification

Le respect du langage des contrats est l’endroit où le caoutchouc prend la route en 2021. De nombreux planificateurs sont catégoriques sur le besoin de flexibilité concernant les clauses d’attrition, les clauses d’annulation et les frais, les clauses de changement de réservation, les clauses de taux de groupe et les commissions. Bien que progressant à un rythme plus rapide qu’auparavant, les vaccinations ne sont que récemment plus largement administrées et les planificateurs restent prudents quant à la reprogrammation des réunions à court terme. Beaucoup trouvent du réconfort dans le programme d’accélération des réunions de Benchmark lancé au début de la pandémie, qui n’offrait aucun frais d’attrition ou d’annulation et aucun risque de changement de réservation jusqu’au 31 mars de cette année. Les planificateurs sont parfaitement conscients de ce que l’industrie a traversé et sont impatients d’être un partenaire, en particulier pour les hôtels qui ont été aimables avec les politiques d’annulation et sont restés en contact actif.

Tendance bonus – Importance d’une destination

L’expérience de destination et la programmation des destinations sont une priorité absolue cette année, en particulier les destinations avec service à l’auto offrant une accessibilité importante au transport. En fait, l’expérience de destination n’a probablement jamais été aussi importante! Des plongées profondes dans les commodités culturelles locales d’une destination sont demandées par les planificateurs, car la plupart des destinations offrent de grands espaces ouverts souhaitables pour la distanciation sociale, des activités / expériences paisibles, relaxantes et sûres qui peuvent être personnalisées en fonction des besoins du groupe. Les centres de villégiature proposant des programmes de bien-être proposent des groupes de réunion: expérientialisme, bien-être et soins personnels, guérison et immersions dans la nature, y compris des activités de pourvoiries. Et, comme les salles de réunion en plein air, vous ne pouvez pas battre la vue!

Tendance bonus – Esprit grâce au lien d’équipe!

Il n’y a probablement jamais eu un plus grand besoin qu’en 2021 pour la programmation de teambuilding. Après plusieurs mois passés à travailler hors de chez soi et à se connecter virtuellement avec des collègues et des clients, il y a un désir de se réunir, de se reconnecter, de reconstruire l’équipe et de raviver l’esprit d’équipe. C’est un besoin humain fondamental. La nécessité de le faire à l’extérieur, compte tenu des horaires, est idéale pour le teambuilding et ces programmes sont activement sollicités. Pêche à la mouche Orvis, école de conduite Land Rover, fauconnerie, randonnée, golf, chasse au trésor Lost Shaker of Salt, cours de mixologie margarita, régates de bateaux en carton Continental Drifter, tongs & Tie-dye Kind of a Day, bowling à la noix de coco, lancer de hache … tout ce qui offrira à l’équipe une chance de se détendre, de se reconnecter, de partager et de plonger dans des expériences de renouveau, de gagner du courage et peut-être de faire exploser un courant.