La création d’un événement, quelle que soit sa nature, est une tâche délicate. Elle implique la prise en compte de nombreux paramètres tels que le lieu, la restauration, la vente des billets, le personnel et toute la logistique. Cette difficulté est encore plus importante pour les associations en raison de la limitation du budget financier. Comment organiser un événement facilement lorsque l’on est une association ? Découvrez nos conseils.

Créez une billetterie en ligne pour vendre vos entrées

L’un des principaux défis de l’organisation d’un événement est la vente des billets d’entrée. Bien que la méthode traditionnelle des points de vente ou guichets soit très intéressante, elle nécessite une logistique et des moyens financiers importants. Pour pallier cela, pourquoi ne pas opter pour une billetterie en ligne ?

Une solution intéressante

Apparue depuis quelques années, cette solution aide les organisateurs d’événements à bénéficier d’un formidable gain de temps. En quelques clics, il est en effet possible de connaître précisément le nombre de tickets vendus. Cela dispense des inventaires réguliers au niveau des points de vente. Cette solution offre donc la possibilité de suivre en temps réel l’évolution des ventes et de réaliser une évaluation par rapport aux objectifs. Cela donne la possibilité de faire, au besoin, des ajustements sur la communication. La billetterie en ligne facilite aussi l’encaissement du paiement des billets.

Selon le partenaire choisi, il est possible d’encaisser la recette des billets chaque semaine, chaque mois ou chaque quinzaine. Cela offre une meilleure transparence et une meilleure traçabilité au niveau des finances de l’événement. Au-delà de ces éléments, la billetterie en ligne est un bon moyen de recueillir des informations. Comme l’achat des billets nécessite le plus souvent l’inscription des acheteurs, elle permet de recueillir une liste de contacts ou d’emails pour de futures collaborations. Il sera alors possible de mettre en place une newsletter afin d’envoyer des informations à ceux qui le désirent. Cela est particulièrement utile pour les associations qui ont un besoin constant de contact ou de points focaux.

Comment procéder pour créer sa billetterie en ligne ?

Pour une association, il est par exemple possible d’ouvrir sa billetterie en ligne sur OnParticipe ou d’utiliser une application dédiée pour vendre facilement les tickets d’entrée à son événement. Pour la première option, il suffit de suivre le process indiqué sur la page. Pour la seconde option, il faut se rendre sur le site et créer un compte utilisateur. Il faut ensuite ajouter un événement, sa présentation, ses tarifs ainsi que les spécificités qui vont avec. Il faut créer la billetterie en faisant une mise en ligne.

Pour une plus grande efficacité, il est conseillé de diffuser le lien d’achat aux participants. Après cela, il suffira de suivre l’évolution des ventes et d’encaisser les recettes. Les délais d’encaissement peuvent varier d’un site à l’autre. La dernière étape de la démarche est le contrôle des billets. Les sites proposent en général des outils pour faciliter le contrôle des billets le jour de l’événement. Il ne s’agit là que du process classique. La méthode peut varier d’un site à l’autre, mais les informations à transmettre sont toujours les mêmes.

Louez une salle ou un terrain pour votre événement

Après la gestion de la billetterie en ligne, le deuxième élément à prendre en compte dans l’organisation d’un événement est la location de la salle ou du terrain. Le premier critère de choix dépend du type de manifestation à mettre en place. Bien qu’elles soient similaires, il faut dire que les salles adaptées aux dîners d’associations ne sont pas les mêmes que celles destinées aux conférences ou aux tables rondes. Les salles de conférence sont le plus souvent moins spacieuses que les salles de fêtes. Si dans l’absolu l’une peut servir pour l’autre, il est toujours préférable d’opter pour des salles dédiées.

Le deuxième élément à prendre en compte avant la location de la salle est le nombre de participants. Il est absolument nécessaire de déterminer ce chiffre afin d’envisager la location de la salle. Une pièce de taille limitée ne facilitera pas la circulation des personnes ou l’installation des sièges. En dehors de ces éléments, il faudra que la salle ou le lieu de l’événement soit facile d’accès, agréable et confortable. Elle doit être aussi calme et bien éclairée. En cas de doute sur la salle parfaite, il est possible de faire appel à des professionnels de la location ou d’événementiel.

Communiquez sur les réseaux sociaux autour de votre événement

Plus que les autres, les événements d’association ont un impérieux besoin de communication. Il est pour cela fortement suggéré de se servir des réseaux sociaux. Ces plateformes rassemblent des millions d’utilisateurs quotidiennement. Ils offrent donc une excellente vitrine pour informer sur l’événement. L’une des méthodes les plus répandues est l’utilisation des publications sponsorisées. Ce sont des publications qui touchent un grand nombre de personnes.

Elles sont toutefois payantes et ont une période d’efficacité définie dans le temps. Il est aussi possible de faire des publications ciblées tout en surfant sur les tendances du web. Lesdites publications peuvent être textuelles ou visuelles avec des photos ou des vidéos. Il est par ailleurs possible d’opter pour des jeux-concours ou pour le marketing d’influence. Il consiste à se servir des personnes d’influence sur les médias sociaux pour toucher la cible. Notez cependant que cette solution est coûteuse et n’est pas forcément adaptée à tous les événements d’association.

Faites parrainer votre événement pour avoir des fonds

Les associations sont des groupements de personnes volontaires qui se réunissent autour d’une idée commune, mais qui ne cherchent pas d’avantages pécuniaires. Elles ne disposent par conséquent pas d’un budget important pour l’organisation de leurs événements. Pour financer les événements d’association, il est conseillé de chercher un ou plusieurs parrainages. C’est un soutien (financier ou matériel) apporté par un partenaire annonceur en échange d’une visibilité sur un événement. Bien souvent, ce sont des personnes ou entreprises à la recherche d’assise ou de visibilité sur un marché.

Pour les trouver, il faut commencer par faire la liste des partenaires dans la région d’activité puis entrer en contact avec les décideurs. Il faut ensuite fournir une demande de sponsoring riche en données. Cet élément est particulièrement important parce qu’il permettra au potentiel parrain de connaître ce qu’il pourrait gagner en soutenant l’événement. Cette fiche peut contenir des informations telles que le nombre de participants, l’impact à générer sur les réseaux sociaux ou encore les retombées médiatiques. En cas de doute sur les bonnes personnes à contacter, il est possible de demander des recommandations au public sur les réseaux sociaux. Cela donne la possibilité de recueillir des idées intéressantes et de communiquer sur l’événement.

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