Bien qu’elle présente certaines similitudes avec la participation à des foires, en termes de présence, elle s’en différencie avant tout par des aspects plus techniques de l’acte marketing lui-même. En ce sens, je partagerai avec vous 9 clés que j'applique à chaque fois que je participe à un événement commercial présentant ces caractéristiques et que je réalise des réunions d'affaires efficaces :
1. Évaluez la participation. La première et la plus importante chose avant de confirmer votre participation à une conférence d'affaires ou à une tournée commerciale est de vous demander si vous êtes complètement prêt (financièrement, commercialement, administrativement et opérationnellement) à répondre à une demande spécifique et différente de celle actuellement traitée. N'oubliez pas que ces événements sont principalement conçus pour atteindre de nouveaux marchés ou améliorer celui existant, et cela nécessite des efforts supplémentaires. De la même manière, étudiez très bien le type d'événement commercial pour savoir s'il correspond à vos objectifs commerciaux, car ceux-ci peuvent. être axé sur un marché particulier ou être très générique :
○ Selon l'origine du voyageur. Par exemple : La tournée commerciale -Roadshow- de l'Alliance du Pacifique et le soutien de PROCOLOMBIA que nous avons réalisé en août 2017, où des soumissionnaires du Chili, de Colombie, du Mexique et du Pérou se sont rendus en Chine pour proposer au marché de ce pays, avec des entreprises rendez-vous dans des villes comme Pékin, Shanghai, Guangzhou et Hong Kong au cours d'un voyage de 10 jours.
○ Selon le type de tourisme : Par exemple : Le Colombia Nature Travel Mart -CNTM-, un événement auquel j'ai participé pendant 7 années consécutives. Il s'agit d'une table ronde d'affaires où les entreprises touristiques colombiennes, principalement spécialisées dans le tourisme de nature, proposent des offres aux grossistes des pays prioritaires selon les études de marché de PROCOLOMBIA.
○ Tables rondes d'affaires générales : où tous les types de produits et services sont proposés à l'exportation, y compris ceux qui composent la chaîne de valeur du tourisme.
Après avoir pris la décision de participer, étudiez très bien les conditions de l'événement commercial. Vous devez être clair sur les frais de participation, les éléments qui sont inclus et non inclus, tels que les déplacements et transferts internes, l'hébergement, la nourriture ; durée des rendez-vous, nombre d'ordres du jour et de participants par entreprise, en plus de certaines conditions particulières telles que l'accompagnement d'interprètes dans des langues autres que la langue maternelle, des points de connexion pour appareils électroniques et informatiques, entre autres.
2. Soyez sélectif. Après votre inscription et l'ouverture de la prise de rendez-vous, concentrez-vous sur les clients potentiels qui ont réellement une affinité avec votre niche de marché, votre activité, votre philosophie de service, votre façon de faire ou toute autre caractéristique que vous avez définie pour lui donner le statut de primordial. À ce stade, vous devriez enquêter davantage sur lui, alors renseignez-vous très bien sur qui il est, quels sont ses besoins ou ses préoccupations et quelles solutions vous pouvez résoudre ou garantir. Pour approfondir, examinez en détail son site Web et ses réseaux sociaux, recherchez. sur Google pour savoir s'il vend depuis des OTA par exemple, ou s'il existe une note journalistique, une image, une vidéo ou une description qui permet d'obtenir plus d'informations. De cette façon, vous pourrez avoir des arguments plus solides au moment d'entamer une conversation, en plus de vraiment savoir à qui vous vous adressez et à quel niveau de négociation vous pourriez être confronté.
3. Soyez ponctuel, cordial, précis et bref. La première lettre d'introduction, outre l'image, qui doit être impeccable – comme celle d'un homme d'affaires – est la ponctualité, la gentillesse et la formalité avec lesquelles vous vous exprimez envers les autres, rappelez-vous qu'il s'agit d'être gentil et non festif ; et formel, pas hostile. Le temps est un facteur fondamental, en ce sens il est très important d'arriver avec un « discours » préalablement préparé et répété. Mais pas raconté comme un scénario de roman, mais comme une conversation agréable de questions et réponses qui sont également données avec une intonation enthousiaste démontrant la passion que vous ressentez pour l'offre qui vous est présentée. Le tout dans les délais prévus et sans y revenir, pour lequel il est nécessaire d'avoir une attention et un contrôle total sur la conversation.
4. Allez au-delà de l’offre. Bien que l'idée soit de parler de ce que j'ai à offrir, le plus important est de répondre à la question de savoir comment mon offre résout le besoin/problème ou la douleur du client, sans jamais l'oublier. Montrez que vous les comprenez et savez parfaitement à quoi ils sont confrontés – ici vous faites preuve d'empathie -, de cette manière se crée un rapport qui rend la conversation fluide et démontre un intérêt au-delà de la vente. Pour faire preuve d'empathie, il est nécessaire de préparer quelques questions de réflexion et de déclenchement qui vous permettent de connaître directement « la personne concernée » ses préoccupations, marquant ainsi le chemin qui vous mènera à la proposition indiquée, rappelez-vous que chaque client est différent et donc, chaque discours ou conversation. Soyez un bon récepteur et écoutez bien plus que vous ne parlez, avec assurance.
5. Établir les tarifs projetés. L'une des plus grandes erreurs commises lorsqu'on participe pour la première fois à une conférence d'affaires ou à une tournée commerciale est d'arriver avec un portefeuille établi uniquement avec des prix à jour. La raison en est que lors d’une conférence d’affaires, vous rencontrerez des clients potentiels qui proposent leurs plans à des marchés qui réservent généralement longtemps à l’avance. Par exemple, les voyageurs en provenance de pays comme la France, la Belgique, la Suisse, l'Allemagne et les Pays-Bas, entre autres, planifient généralement leurs vacances d'été (entre juillet et août) si longtemps à l'avance qu'ils réservent à partir de la fin de l'année précédente. Présentez-vous ensuite les tarifs actuels et projetés sur un, voire deux ans selon la date à laquelle vous participez à l'un de ces événements. Je partage ici d'autres aspects importants que vous devez prendre en compte lors de la définition des tarifs :
○ Type de monnaie : Travailler avec des prix dans la monnaie locale de l'acheteur, ou à défaut avec la monnaie universelle : le dollar.
○ Valeur d'échange : Gardez à l'esprit que lorsque vous travaillez avec des devises étrangères, vous êtes soumis au marché des changes, générant des avantages lorsqu'il est de notre côté mais d'énormes pertes lorsque le taux de change est contraire.
○ Facteurs externes : Des aspects tels que l'inflation et la dévaluation, générés par des facteurs sociaux, économiques et sécuritaires, peuvent être considérablement perturbés, affectant le fonctionnement aux taux établis.
○ Politiques de réservation, d'annulation et de modification : Vous devez également établir les conditions de réservation et les modes de paiement, les remises ou promotions, les remboursements en cas d'annulation, les acomptes ou pénalités, les modalités et formes de remboursement, entre autres.
6. Être humain. Aussi commerciale et professionnelle que soit la conversation, le côté humain doit être présent. Essayez, autant que possible, de parler pendant quelques minutes – si le temps le permet – d'autres sujets plus triviaux, comme ce qui a été fait pendant le week-end ou les projets qu'ils ont pour les prochaines vacances, de leurs enfants (s'ils partagent le même être), les parents), bref des choses qui les aident à se détendre sur le moment. Parler de propositions, de plans, de prix, de commissions, de réductions et plus encore, dans une certaine mesure, est quelque peu stressant et il est donc nécessaire de parler en d'autres termes, plus « amicaux ». Bien entendu, évitez autant que possible de parler de politique, de religion et d’autres sujets qui pourraient faciliter une discussion ou une controverse ; en plus de dire du mal de la concurrence, ce n'est même pas une blague.
7. Soyez transparent plutôt que de simplement plaire. Pour bien paraître, l’erreur est souvent faite de promettre plus que ce qu’il est possible de livrer, en d’autres termes, de ne jamais offrir quelque chose que vous ne pouvez pas livrer ou réaliser. Dans une négociation, il vaut mieux dire « non » et expliquer pourquoi, que de dire oui à tout ce qui est demandé, en pensant qu'avec cela vous allez attirer, retenir ou encourager l'achat, et puis, dans le pire des cas, avoir une mauvaise image. avec le client et le perdre pour toujours. Il s’agit non seulement d’un manque de conformité, mais cela nuit également à la réputation, la chose la plus précieuse qu’une entreprise puisse avoir et, entre autres choses, nous ouvre des portes.
8. Participez à des rassemblements sociaux. Il existe divers événements qui sont généralement organisés dans le cadre de conférences d'affaires ou de tournées commerciales, et comme on ne sait jamais où se trouve l'opportunité de rencontrer la bonne personne pour le développement d'un projet, la présentation d'une proposition, une alliance commerciale, etc. , y participer devient pertinent. Ce point est si important que la grande majorité des événements internationaux auxquels j'ai participé, comme les salons, les conférences d'affaires et les roadshows, comportent au début, à la fin, ou les deux, de petites réunions de « réseautage » où acheteurs, vendeurs et autorités , entre autres, ils se réunissent pour interagir socialement de manière plus informelle, même au son de la bonne musique, d'un verre et d'un peu de nourriture.
9. Respecter les engagements pris. Il est essentiel, et cela en dit aussi beaucoup sur vous et votre entreprise, de réaliser les tâches promises lors de la réunion d'affaires ; des engagements tels que l'envoi de portfolios spécifiques, le matériel multimédia requis, la liste de prix avec leurs politiques respectives de réservation et d'annulation, les remises et les modalités de paiement, entre autres. Tout ce qui est promis est une dette et doit être fait conformément aux accords convenus, de cette manière la confiance nécessaire est générée dans l'entreprise et une relation commerciale durable commence.
PROCHAINE LIVRAISON : Visites commerciales
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